POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Equinoxe Solutions Soins de Vie (« Equinoxe ») s’engage à protéger et à respecter votre vie privée. La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») définit les normes d’Equinoxe quant à la collecte, l’utilisation, la divulgation et le stockage de tout Renseignement personnel (comme défini ci-dessous), y compris les Renseignements personnels que vous avez transmis à Equinoxe, ainsi que la façon dont nous protégeons votre vie privée et vos Renseignements personnels et vous y donnons. Dans le cadre des présentes, « vous », « votre » et les autres mots ou expressions de cette nature vous désignent en tant qu’utilisateur des services fournis par Equinoxe.

Veuillez lire la présente Politique attentivement afin de prendre connaissance de nos pratiques relatives à vos Renseignements personnels. Comme le décrit plus amplement à la section Consentement, en acceptant la présente Politique, vous consentez à l’usage de vos Renseignements personnels aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité, y compris pour la prestation de nos services et la collecte de votre numéro d’assurance maladie ou de tout autre renseignement d’identification afin de vous permettre de payer le fournisseur de soins de santé.

Définition de « Renseignements personnels » et de « Renseignements personnels sur la santé »

Dans la présente Politique, « Renseignements personnels » signifie toute information portant sur une personne identifiable, peu importe la forme que l’information revêt. Les Renseignements personnels peuvent aussi comprendre les « Renseignements personnels sur la santé », qui se définissent comme des renseignements portant sur l’état de santé physique ou mentale d’une personne identifiable ou sur des soins qui lui sont prodigués. Les Renseignements personnels et les Renseignements personnels sur la santé ne comprennent pas les renseignements anonymisés et/ou regroupés qui ne peuvent servir à l’identification d’une personne et pour lesquels il n’y a aucun motif raisonnable de croire qu’ils puissent servir à identifier une personne (« Renseignements dépersonnalisés »).

Utilisation des Renseignements personnels dans le système

En général, nous recueillons les Renseignements personnels qui sont nécessaires pour fournir des services, confirmer votre identité, permettre à un fournisseur de soins de santé de poser un diagnostic ou vous prodiguer des soins et pour faciliter la gestion de votre compte, notamment à des fins de facturation ou d’assurance. Nous créons également un compte qui contient vos Renseignements personnels afin de mieux vous servir lors de vos prochaines visites.

Les Renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet dans le but de vous fournir des services comprennent notamment :

Les renseignements que vous nous transmettez directement :

  • Les renseignements d’identification et les coordonnées (nom, adresse, date de naissance, adresse courriel, etc.)
  • Les renseignements sur la facturation (renseignements sur l’assurance publique ou privée).
  • Les renseignements à votre sujet qui nous permettent de vous créer un profil, lesquels comprennent des Renseignements personnels sur votre santé, le nom de votre médecin de famille et le registre de vos visites effectuées par Equinoxe.

Les renseignements pouvant être transmis par les tiers : Des renseignements sur votre santé (symptômes, diagnostic, antécédents médicaux, résultats des analyses, rapports, traitements, allergies, ordonnances, etc.)

Les renseignements que nous recueillons automatiquement, comme :

  • Les renseignements sur votre utilisation de nos services :
  • Les renseignements sur votre navigation de notre site Web, renseignements que nous traitons comme des Renseignements personnels lorsqu’ils sont associés à votre compte ou à vos coordonnées. Ces renseignements comprennent notamment :
    • Les renseignements sur votre utilisation du site Web et les renseignements techniques. Pendant vos visites du site equinoxe.ca, nous pouvons recueillir des renseignements techniques de manière électronique au moyen de fichiers témoins. Les renseignements recueillis peuvent comprendre des renseignements concernant votre navigation ou votre utilisation du site Web, comme les pages que vous visitez, votre parcours sur notre site Web ou les renseignements que vous saisissez (par exemple, dans les zones de textes de notre site Web). Nous recueillons également des renseignements techniques, notamment l’adresse IP de votre appareil/ordinateur, le navigateur que vous avez utilisé pour accéder au site equinoxe.ca, votre système d’exploitation, la résolution de votre écran, votre emplacement, les paramètres de langue de vos navigateurs, le site Web sur lequel vous naviguez actuellement, vos mots-clés de recherche (si vous utilisez un moteur de recherche) et les publicités que vous avez vues.
    • Google Analytics : Nous utilisons Google Analytics afin d’obtenir des renseignements sur les activités des internautes. Ces renseignements comprennent les pages vues, le suivi du parcours et le temps passé sur nos sites Web ou nos applications. Ces renseignements sont dépersonnalisés et ne s’affichent que sous la forme de nombres, ce qui veut dire qu’ils ne peuvent pas être associés à des personnes en particulier. Vous pouvez désactiver Google Analytics en visitant la page de désactivation de Google Analytics.

Nous pouvons utiliser vos Renseignements personnels comme l’autorise ou l’exige la loi et aux fins suivantes :

  • Pour fixer un rendez-vous avec un médecin traitant.
  • Pour assurer que vos données cliniques sont conservées dans des systèmes électroniques de tenue des dossiers médicaux utilisés dans votre province ou territoire.
  • À des fins de facturation, par exemple au moyen de votre régime d’assurance public ou votre compagnie d’assurance privé
  • À des fins de formation interne, d’assurance de la qualité, de gestion des risques, de détection des fraudes et par mesure de sécurité.
  • Pour respecter les obligations juridiques et les exigences réglementaires.
  • Pour qu’Equinoxe puisse vous envoyer des messages par courrier électronique à l’adresse fournie. Ces communications peuvent comprendre des messages à contenu marketing ou promotionnel, des offres, des suggestions ou de l’information supplémentaire sur les services que nous offrons. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en écrivant à l’adresse courriel info@equinoxe.ca.

Equinoxe pourrait utiliser les renseignements recueillis dans le cadre de la prestation des services, y compris les Renseignements personnels, et les anonymiser en retirant toute information permettant de vous identifier de façon à ce qu’il n’y ait aucun motif raisonnable de croire qu’ils puissent servir à vous identifier. Equinoxe peut utiliser des renseignements dépersonnalisés afin de compiler des données sur la santé des patients et les soins qui leur sont prodigués. Dans la mesure du possible, nous partagerons des Renseignements dépersonnalisés plutôt que des Renseignements personnels aux fins mentionnés ci-dessus ou pour tout motif juridique.

Partage de Renseignements personnels

Vos renseignements seront divulgués au besoin pour que nous puissions fournir nos services. Par exemple, nous pouvons partager vos Renseignements personnels avec un médecin traitant afin de fixer un rendez-vous pour vous ou lui envoyer vos dossiers. En outre, nos Renseignements personnels peuvent être fournis à des tiers ou à des fournisseurs de services, conformément à la présente Politique de confidentialité, ou comme l’autorise ou l’exige la loi.

Plus précisément, nous pouvons divulguer vos Renseignements personnels dans les situations ou aux entités suivantes :

  • Les autres fournisseurs de soins de santé. Nous pouvons divulguer vos Renseignements personnels aux autres fournisseurs de soins de santé qui vous traitent, notamment les médecins, spécialistes, pharmaciens, techniciens de laboratoire, nutritionnistes, physiothérapeutes et ergothérapeutes
  • Les fournisseurs de services. Nous pouvons embaucher des fournisseurs de services, dont nos sociétés affiliées, pour qu’ils offrent des services en notre nom. Nous leur fournirons les renseignements nécessaires à la prestation des services requis. Il leur est interdit d’utiliser les renseignements à des fins autres que la facilitation et la prestation des services qui font l’objet de leur embauche. Il leur est également interdit de divulguer ces renseignements à des tiers. Nous ferons tout notre possible afin de protéger les Renseignements personnels divulgués à des tiers dans le cadre d’ententes contractuelles.
  • La divulgation permise ou exigée par la loi. Nous divulguerons vos Renseignements personnels lorsque la loi l’exige, par exemple pour signaler, en vertu d’une obligation réglementaire, une maladie infectieuse; pour signaler un cas de maltraitance aux organismes réglementaires ou, dans certains cas, à la police ou pour nous conformer à une citation à comparaître ou à une ordonnance de la cour.
  • Les opérations commerciales. Nous pouvons divulguer des Renseignements personnels à un tiers dans le cadre d’une vente ou d’un transfert d’activités commerciales ou d’actifs, de la fusion, de la réorganisation ou du financement de parties de notre entreprise. Cependant, si la transaction est exécutée, vos Renseignements personnels resteront protégés par les lois applicables en matière de protection de la vie privée. Si la transaction n’est pas menée à terme, nous demanderons au tiers de ne pas divulguer vos Renseignements personnels de quelque manière que ce soit et de supprimer la totalité de ces renseignements.

Dans la mesure du possible, nous partagerons des Renseignements dépersonnalisés plutôt que des Renseignements personnels aux fins mentionnés ci-dessus ou pour tout motif juridique.

Consentement

Lorsque vous sollicitez nos services, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et au partage de vos Renseignements personnels aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité.

Si un mandataire spécial a été désigné, nous pouvons exiger que ledit mandataire confirme sa capacité d’agir en votre nom, notamment pour fournir vos Renseignements personnels à un fournisseur de soins de santé et demander de consulter votre dossier.

Vous pouvez révoquer votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos Renseignements personnels par Equinoxe et à leur divulgation à un tiers en en envoyant un courriel à info@equinoxe.ca, à moins que cette collecte, utilisation ou divulgation ne soient requises par la loi. Sachez toutefois que si vous retirez votre consentement, il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de vous offrir certains services. Le cas échéant, nous vous informerons des conséquences d’un tel retrait de consentement, notamment dans le cas de répercussions possibles sur les soins et les traitements qui vous sont offerts. À tout moment, vous pouvez également choisir de ne plus recevoir de messages commerciaux par courrier électronique de la part d’Equinoxe en envoyant un courriel à info@equinoxe.ca ou en cliquant simplement sur le lien « Se désabonner » qui se trouve au bas de tous les messages commerciaux que nous vous envoyons par courrier électronique.

Accès et correction de vos Renseignements personnels

Vous avez le droit de consulter vos Renseignements personnels et d’y apporter des corrections dans un délai raisonnable.

Si vous demandez une copie de votre dossier, vous en recevrez une (des frais minimaux peuvent s’appliquer). Si vous souhaitez consulter le dossier original, Equinoxe a une politique interne vous permettant de vous connecter à notre base de données des dossiers (en ouvrant une session de façon sécurisée au moyen de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe). Vous pouvez également demander de recevoir une copie papier ou électronique de votre dossier (des frais minimaux peuvent s’appliquer).

Dans certaines circonstances limitées, et seulement pour assurer le respect des lois applicables, vous pouvez vous voir refuser l’accès à votre dossier. Si nous refusons la correction de vos Renseignements personnels, vous pouvez demander qu’une note soit ajoutée au dossier pour le rectifier.

Rétention

Les Renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des objectifs de leur collecte et conformément au consentement dont ils ont fait l’objet, sauf si la loi en exige autrement. Les Renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires à la réalisation des objectifs mentionnés seront détruits, effacés ou anonymisés. Equinoxe a élaboré et mis en œuvre des principes de rétention précis et s’assurera que la destruction des Renseignements personnels prévienne tout accès inapproprié.

Protection de vos Renseignements personnels

Notre modèle utilise une plateforme de vidéoconférence par Internet et notre technologie mise sur des applications en ligne. Nous adoptons des pratiques de sécurité de l’information appropriées relatives notamment au cryptage, à l’installation de pare-feu, à la détection/l’élimination des logiciels malveillants et à l’anticipation des risques. Nous sensibilisons nos employons et des tiers avec lesquels nous faisons affaire quant à l’importance de la protection des Renseignements personnels et de leurs obligations en vertu de la loi et de la présente politique de confidentialité.

Equinoxe n’est pas responsable des agissements des fournisseurs de soins, de leur utilisation de notre système et la façon dont ils conservent ou protègent les renseignements de leurs patients.

Equinoxe ne peut garantir la confidentialité des renseignements que vous transmettez par Internet et n’a aucun contrôle sur le temps requis pour que ces renseignements parviennent à destination. Par conséquent, vous reconnaissez qu’Equinoxe, ses employés et ses représentants ne sauraient être tenus responsables des pertes ou des dommages, de quelque nature que ce soit, découlant directement ou non d’une atteinte au caractère confidentiel de renseignements transmis par Internet ou d’un retard dans la transmission de ces renseignements à Equinoxe.

Nous utilisons un système de serveurs entièrement situé au Canada. Vos Renseignements personnels peuvent être stockés dans une province canadienne dans laquelle vous ne résidez pas.

Vous êtes l’unique responsable de la confidentialité de votre compte et des renseignements de connexion. Vous vous engagez à ne pas divulguer vos renseignements de connexion à un tiers, à faire en sorte qu’un logiciel de sécurité approprié est installé et exploité sur votre ordinateur, votre téléphone intelligent ou votre tablette, à vous assurer que le pare-feu de votre réseau est d’une efficacité suffisante et que votre réseau sans-fil est crypté de façon à éviter qu’un tiers puisse y accéder. Vous reconnaissez que si vous ne vous assurez pas que votre appareil et son accès à Internet sont sécurisés, si vous vous connectez à des réseaux publics non sécurisés ou si vous n’éliminez pas les logiciels malveillants de votre appareil, vous serez vulnérable aux atteintes à la confidentialité de vos Renseignements personnels, et Equinoxe ne pourra pas vous aider dans une telle situation. Vous reconnaissez qu’Equinoxe ne saurait être tenue responsable des pertes ou du préjudice pouvant découler directement ou indirectement d’une telle atteinte à la confidentialité, de l’utilisation de votre compte, de l’impossibilité d’accéder à celui-ci ou de son utilisation par un tiers détenant vos renseignements de connexion ou agissant en votre nom.

Contactez-nous

Si vous avez des questions à propos de l’application de notre Politique de confidentialité à vos Renseignements personnels, ou si vous souhaitez faire une demande ou porter plainte, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée Jeremy Altman par courriel à info@equinoxe.ca.

Si vous avez des questions à propos de l’application de notre Politique de confidentialité à vos Renseignements personnels ou si vous souhaitez faire une demande ou porter plainte, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée par courriel à info@equinoxe.ca. Vous avez également le droit de signaler tout problème au Commission à la protection de la vie privée de votre province ou territoire de résidence. Vous pouvez communiquer avec le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario au moyen du site www.ipc.on.ca.

Modifications apportées à la Politique de confidentialité

Equinoxe révisera et mettra à jour ses politiques et ses procédures au besoin afin de respecter les règlements et les règles et les nouvelles technologies ou normes. Par conséquent, notre Politique de confidentialité pourrait subir des modifications à l’occasion. Nous publierons les modifications apportées à la Politique de confidentialité sur notre site Web. Si ces modifications sont importantes, nous publierons un avis plus marqué.

LA PRÉSENTE POLITIQUE EST DATÉE DU 7 septembre 2022.